MVKグランプリ

（Most Valuable Kaizen）

『RPA シナリオの新規作成による生活保護システム及び財務会計システム業務の自動化』

　生活保護事務において、生活保護システム及び財務会計システムを用いて調定決議書や納入通知書の作成等を行っている。単純作業ではあるが時間を要する業務であるため、職員の負担になっていた。
　そこでRPAを用いて業務の自動化を図った。専用のソフトウェアを用いて職員が自らRPAシナリオを作成し、調定決議書・納入通知書の作成・印刷業務、生活保護申請者の預貯金状況等を調査するための依頼文・回答文の作成・印刷業務、生活保護費の納付・返還状況データの抽出業務の自動化を実現した。これにより、年間129時間の業務時間が削減され、職員の事務負担を軽減することができた。

『申請書のプレ印刷化による記入項目の削減』

　自立支援医療費の支給に係る各種申請書は、窓口にて市民に手書きで記入してもらっていたため、記入に時間を要し、市民の負担となっていた。
　そこで、事前に印刷できる事項は印字した状態で申請書を発行できるようにし、市民の負担軽減を図った。これにより、個人番号及び代理人署名以外の箇所は、市民自ら内容に間違いが無いか確認するだけでよくなり、市民サービスが向上し、窓口対応時間も年間458時間削減することができた。また、記入内容の誤りや不明瞭な記載内容が減少したことで、申請受付後の業務効率化にもつながった。

子育て支援課　　

『「ひとり親家庭へのしおり」とLINE を活用した情報発信
　～整理して発信し、「してもらう」から「自ら動く」方を増やす～』

　ひとり親家庭への支援業務において、ひとり親の自立促進のための啓発アプローチの欠如、手当受給のない方への支援情報発信機会の欠如、日中電話できない方の相談体制の欠如などが課題となっていた。
　自立促進のためにひとり親家庭向けのしおりを刷新し、現在と将来の収支シミュレーションページを新たに作成したことで、自立をすることの重要性を伝えることができるようなった。また、ひとり親家庭向けのLINEを開設したことで、支援情報などをプッシュで届けられるようになった。加えて、ホームページに相談フォームを開設し、支援員の勤務時間外でも相談が受け付けられる体制を作り、日中電話を掛けられない方の相談対応も可能とした。

 フレッシュ賞

 『二十歳の集い参加者調査の電子化』

　毎年開催する二十歳の集い（成人式）の参加者調査は、各校区社会教育委員による対象者の家庭訪問や往復はがき等で実施していたが、調査に係る負担が大きかったことに加え、コロナ禍で訪問調査を行いにくい状況となったため、調査方法の改善が必要だった。
　そこで、参加者調査を「あいち電子申請・届出システム」を用いて市が全て行うようにし、広報とよはし、新聞・回覧板・はがき（２回）等で二十歳の方に申込方法を周知した。これにより、調査時間を年間9,000時間、調査に係る費用も年間252,000円削減され、校区社会教育委員の負担が大幅に軽減した。市側は、未回答者へのはがき発送業務等で業務時間６時間及び郵送代84,000円増加があったものの、調査に係る会議時間等が20時間減少したことで、結果として市側も業務時間を年間14時間削減することができた。